Digitaal intakeformulier voor je salon: wat moet erin

Wat is een intakeformulier in een salon?

Een intakeformulier is de vragenlijst die een nieuwe klant invult voor de eerste behandeling. Soms heet het ook een anamneseformulier of klantenkaart. Het doel is steeds hetzelfde: je verzamelt de informatie die je nodig hebt om veilig en goed te werken, en je legt vast waar je klant mee akkoord gaat.

Voor een schoonheidssalon, huidstudio, nagelstudio, lash- of browstudio of PMU-studio is dat geen formaliteit. Een allergie, een huidaandoening of medicijngebruik kan bepalen of en hoe je een behandeling doet. Dat wil je weten voordat je klant in de stoel zit, niet erna.

Wat moet er in een intakeformulier staan?

Welke vragen je precies stelt, hangt af van je behandelingen. Een lash artist vraagt naar andere dingen dan een huidtherapeut. Deze onderdelen horen in bijna elk intakeformulier:

• Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres, zodat je de klant kunt bereiken en je afspraakmails goed aankomen.
• Reden van het bezoek: wat wil de klant bereiken, en heeft ze deze behandeling eerder gehad?
• Gezondheid: allergieën, huidaandoeningen, medicijnen, zwangerschap en andere punten die voor jouw behandeling belangrijk zijn.
• Huid, haar of nagels: korte vragen over de huidige situatie, zoals gevoeligheid of eerdere reacties op producten.
• Toestemming: een duidelijke verklaring dat de klant de informatie naar waarheid heeft ingevuld en akkoord gaat met de behandeling.
• Privacy: wat je met de gegevens doet, hoe lang je ze bewaart en dat je ze niet deelt.
• Handtekening en datum: zodat vastligt wanneer de klant het formulier heeft ingevuld en ondertekend.

Houd het formulier zo kort als kan. Elke vraag die je niet gebruikt, maakt de kans groter dat een klant halverwege stopt. Vraag jezelf per vraag af: verandert het antwoord iets aan mijn behandeling?

Per behandeling een eigen blok

Doe je meerdere soorten behandelingen? Werk dan met een algemeen deel en een kort blok per behandeling. Zo krijgt een klant voor een manicure niet dezelfde lange lijst als iemand die voor een huidbehandeling of PMU komt. De medische inhoud bepaal je zelf, op basis van je opleiding en de richtlijnen van je vak. Voorbeeldvragen per behandeling vind je in het intakeformulier voor de schoonheidssalon.

Intake en toestemming: twee kanten van hetzelfde formulier

Een intakeformulier gaat over informatie: wat moet jij weten? Een toestemmingsformulier gaat over afspraken: waar zegt je klant ja tegen? In de praktijk combineer je ze vaak in een formulier. De klant vult eerst de vragen in en zet daarna een handtekening onder de toestemming.

Zeker bij behandelingen met risico op een reactie, zoals peelings, wimperlijm of pigment, wil je dat goed vastleggen. Leg in gewone taal uit wat de behandeling inhoudt en wat de klant na afloop kan verwachten.

Waarom digitaal handiger is dan papier

Veel salons werken nog met een papieren formulier op een klembord. Dat werkt, maar het kost tijd aan het begin van elke afspraak en je map groeit elk jaar. Een digitaal intakeformulier lost een paar dingen tegelijk op:

• Je klant vult het thuis in, voor de afspraak. Je begint dus direct met de behandeling in plaats van met een pen.
• Je hebt alles al gelezen voordat de klant binnenkomt. Is er iets waar je op moet letten, dan weet je dat op tijd.
• Het is leesbaar en compleet. Geen handschrift dat je moet ontcijferen en geen lege vakjes die je pas later ziet.
• Alles staat op een plek. Je hoeft niet te zoeken in een map als een klant na een jaar terugkomt.
• Getekend en bewaard, zonder dat je papier hoeft te archiveren.

Let wel op hoe je de gegevens bewaart. Gezondheidsinformatie is gevoelige informatie. Gebruik dus geen losse mailtjes of een gedeelde map waar iedereen bij kan, maar een plek die alleen voor jou bedoeld is.

Hoe stuur je het formulier naar je klant?

Het fijnste is als het formulier vanzelf bij je klant komt. Zo werkt dat in de praktijk:

1. Je klant boekt online een afspraak.
2. Ze krijgt automatisch een bevestiging met een link naar het intakeformulier.
3. Ze vult het formulier thuis in en tekent de toestemming.
4. Jij ziet de antwoorden voor de afspraak en kunt je voorbereiden.

Zo hoef jij niemand achter de broek te zitten. Het formulier is onderdeel van het boeken, net als de herinnering voor de afspraak.

Zo regelt Salon in 7 Days je intake

In het pakket van Salon in 7 Days zit een digitaal intake- en toestemmingsformulier. Je klant vult het voor de behandeling digitaal in, getekend en bewaard, zonder papier. De structuur komt van mij, de medische inhoud keur jij goed. Zo past het bij jouw behandelingen en blijf jij verantwoordelijk voor wat je vraagt.

Het formulier werkt samen met de rest van je site: online boeken, klantmails voor en na de afspraak. Je krijgt het allemaal voor een vaste prijs van €1.450 excl. btw, binnen 7 dagen live. Bekijk wat er precies in het pakket zit, lees hoe de week verloopt of ga direct naar de prijs.

Werk je in een specifieke niche? Kijk dan ook bij nagelstudio's, brows en lashes of haar. En wil je weten wat er verder op je site moet staan? Lees de zeven onderdelen van een goede website voor je schoonheidssalon.

Klaar met het klembord? Salon in 7 Days bouwt je complete studiosite met online boeken, digitale intake en toestemming, klantmails, binnen 7 dagen live voor €1.450 excl. btw. Bekijk de prijs en vraag je week aan.